M-Files: nouvelles solutions dans la gestion d'informations

M-Files est une entreprise technologique qui offre des solutions de gestion d'informations intelligentes qui permettent leurs clients de stocker, de classer et d'accéder à tous types de documents et de données, en organisant les dossiers et les informations sur la base du contenu, non sur son emplacement. Dans la situation actuelle, leur rôle a été évidemment souligné grâce aux mesures du télétravail que le système fourni par M-Files facilite.

 

Pourriez-vous décrire votre rôle dans l’entreprise ? Comment la crise a-t-elle impacté votre travail ? 

J'ai participé à la création de la filiale française de la société M-Files, il y a 3 ans. J'y dirige l'équipe Avant-vente & Solutions.

Travailler dans les Services facilite l'adaptation au confinement, par rapport au secteur de l'Industrie qui exige qu'une proportion importante de ses effectifs se rendent physiquement sur le lieu de travail habituel. A titre individuel, je n'ai pratiquement pas été impacté. Depuis mon déménagement dans la campagne morbihannaise, je suis habitué à télétravailler et ne venir à Paris qu'un jour ou deux par semaines.

Et je dois avouer que le confinement dans un endroit entouré de verdure et à faible densité humaine est en soi très agréable. Il y a, avec la crise sanitaire actuelle, matière à repenser la stratégie d'aménagement du territoire.

 

LA REPONSE DE M-FILES  

La pandémie actuelle fait que M-Files a dû se réorganiser pour répondre à la nouvelle situation, mais cela a dû être plus facile pour vous car le modèle d’affaires de M-Files est basé sur la promotion des « espaces de travail numérique ». Comment vous êtes-vous organisés face à la crise Covid-19 ? 

Une partie des équipes françaises pratiquait déjà le télétravail, ce qui impliquait donc de disposer des bons outils et des bons processus pour être efficace. Nous avons juste généralisé le télétravail à l'intégralité des équipes.

En outre, étant la filiale d'une entreprise internationale (Finlande, Angleterre, France, Allemagne, Canada, US, Australie), nos opérations globales fonctionnent de façon totalement dématérialisée.

Pour vous donner un exemple très terre à terre: nos collaborateurs saisissent leurs notes de frais directement, par scan dans l'application mobile de M-Files, et sont traitées de façon 100% dématérialisée par les Services Généraux.

 

Comment Covid-19 a-t-il changé le quotidien chez M-Files ?

N'étant pas nous-mêmes impactés directement dans notre mode de fonctionnement quotidien, nous avons porté tous nos efforts sur les autres acteurs de notre écosystème.

Une partie de nos partenaires revendeurs et intégrateurs connait une baisse sensible de ses activités, ce qui les amène à moins nous solliciter. Nous tirons profit de la "bande passante" ainsi dégagée pour leur proposer des formations complémentaires, et participer avec eux à des webinaires dispensés de façon conjointe.

Quant à nos clients, la situation est assez variée : pratiquement aucuns n'ont annulé leurs projets, qui sont soit légèrement retardés soit reporté de quelques mois. Là aussi, le temps dégagé permet de se concentrer sur la réalisation de webinaires de présentation de nos offres, et qui connaissent un grand succès. La demande d'information est là.

Nous démarrons également des expérimentations à distance ("proof of concept") avec plusieurs clients : pour cela, notre capacité à leur offrir une solution fonctionnant dans le cloud est primordiale.

Nous compensons donc la baisse de certaines activités par d'autres qui nous aident à préparer notre futur. Les sociétés anticipant le redémarrage de la macro-économie seront celles qui gagneront en parts de marché le moment venu.

 

SOLUTIONS QUE LES CLIENTS DE M-FILES ONT UTILISE 

Comme les plateformes digitales et les autres solutions centrales au télétravail, nous sommes surtout intéressés à savoir comment vos solutions ont aidé vos clients. Auriez-vous des exemples sur comment vos solutions ont permis à vos clients de réagir face à l’imprévu et ce sans nécessiter des changements majeurs sur leur infrastructure documentaire ? Pourriez-vous nous donner un ou deux exemples opérationnels ?

 

Oui nous avons déjà de tels retours opérationnels de la part de plusieurs clients. Je prendrai deux exemples actuels.

Une société d'investissement dans le domaine pharmaceutique, cliente de M-Files depuis de nombreuses années, offrait notre solution à leur équipe en charge de visiter les laboratoires. Cette équipe, souvent en déplacement, avait pour habitude d'utiliser M-Files pour rester connecter avec leur Système d'Information ainsi que pour fonctionner en mode "offline", par exemple dans le train. Les équipes dites de "back-office" n'avait inversement pratiquement aucune expérience du télétravail. Avec la crise du COVID-19, la DSI a ouvert l'usage de M-Files à ces équipes back-office mise en situation de télétravail forcé. Elles s'y sont instantanément adapté, et l'ont apprécié. C'est là une petite révolution organisationnelle. Cette entreprise se sait désormais prête à affronter d'autres possibles épisodes de crise avec une plus grande sérénité.

Un autre client du domaine Retail a dû mettre en télétravail de nombreuses équipes. Parmi leurs outils informatiques habituels, une partie d'entre eux exigeait de se connecter au Système d'Information par VPN; mais avec la crise, le nombre de connexions simultanées via le VPN a explosé, ce qui a fait tombé le VPN. Heureusement pour eux, la version Web de M-Files n'exige pas de se connecter à distance via VPN, ce qui a permis la continuité d'activité, même dans cette situation de panne imprévue. Par ailleurs, l'accès à l'outil M-Files a été ouvert à une population plus large, et sa capacité à définir facilement (visuellement) et exécuter des workflows métier a été mise en œuvre en quelques jours pour adapter les processus et modes de fonctionnement à cette situation imprévue.

 

LES EVOLUTIONS PROVOQUEES PAR COVID-19

Pensez-vous que la crise aura pour impact la généralisation du télétravail ?

Oui. Nous sentons d'ores et déjà les signes d'un intérêt marqué pour les solutions permettant aux télétravailleurs de se connecter à leur Système d'Information d'Entreprise. Nos clients visent plus globalement à acquérir ou renforcer la capacité à poursuivre leurs activités en temps de crise. Ce qui implique non seulement de fournir solutions et processus aux collaborateurs internes, mais également de continuer d'interagir avec leurs fournisseurs et leurs clients. Il faut appréhender la chaine de valeur bout-en-bout pour qu'il y ait véritable continuité d'activité.

Comme la durée de la situation est imprévisible, cette nouvelle situation, vous pousse-t-elle à imaginer de nouvelles évolutions ou nouveaux produits ?

Nous allons capitaliser sur notre tout récent partenariat avec un éditeur de portail web intranet/extranet pour proposer une solution complète, intégrée, bout-en-bout, facile à déployer et mettre en œuvre, de gestion de l'information pour l'écosystème intégral d'une entreprise.

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